業務のマニュアル化

従業員15名で、インテリアなど家具関連の卸売りをしています。手前味噌ですが、人手は少ない分、少数精鋭で一人一人が、お取引先・お客様と懇意にしながら、商売させていただいております。逆に言えば、その分、個人商店的に業務がすすみ、例えばコロナ陽性や濃厚接触で1～2週間、不在になってしまう期間があると、その従業員が抱えている案件への対応など、引継ぎ・対応が不透明になってしまう場合があります。実際に、先週から、ベテランの営業が2名、家庭内濃厚接触で事務所に出社できておらず、てんやわんやしている状態です。組織として全体の業務がまわるようマニュアル化をすすめる必要性をここにきて感じています。はじめの一歩として着手すべきことなど、ご助言願えますれば幸いです。

牟田太陽より回答

ある程度はマニュアル化などで標準化出来る仕事もあります。それもやらなくてはいけません。しかし、標準化出来ない仕事の方が多いのが現実ではないでしょうか。

私が会長をやっております日本印刷の話をします。
一言で言うと、「いかに情報を共有するか」です。
BtoBで営業マンが会社を訪問して仕事を受注しています。御社と同じように、コロナであったり体調不良であったり欠勤するようなことがあれば、担当のお客様を訪問出来なくなってしまいます。

そこで1社のお客様を複数人で受け持つようにしています。
営業1課から3課まであるのですが、課の中で回るように工夫をしています。普段は1人の担当ですが、週に一回は2人で訪問したり、場合によってはもう1人が訪問したり、メールは必ず2人でCCで確認できるようにしています。
ですので、1人が体調を崩してももう1人が違和感なくフォローしています。コロナなどは時には1人か感染してもう1人が濃厚接触などになる恐れもありますが、その場合はその上司がフォローをします。

（2023年1月24日回答）

LINEで送る

関連する記事

一問一答カテゴリ紹介